Peale seda kui Leedus kuulutati välja karantiin, pidid paljud töötajad kohanema kodust töötamisega. Peale valitsuse karantiinimeetmete lõdvendamist peavad ettevõtted valmistuma uueks väljakutseks ehk kontorisse tagasi minekuks, aga enamik ettevõtteid ei kiirusta seda tegema. Natalija Piparienė, Nestlé Baltics personalijuht kommenteerib: “Meie naaseme kontorisse samm sammult. Alles sügisel naaseb kontorisse rohkem kui pool personalist.” Ekspert annab kontoritesse turvaliselt naasmise teemal nõu, mis on vastavuses nii töötajate kui ka tööandjate huvidega.
- Olete suur, rahvusvaheline ettevõtte. Kuidas te organiseerisite nii lühikese aja jooksul kodukontori? Milliseid meetmeid rakendasite? Millised olid põhilised väljakutsed ja abinõud?
- Tulime selle väljakutsega kiiresti ja edukalt toime, sest ka enne karantiini oli meie töötajatel kaugtöö võimalus. Sellest hoolimata olid mõned muudatused vältimatud. Esimeste ohumärkide saabudes tühistasime välislähetused. Järgmise sammuna tuli hakata kasutama desinfitseerimisvahendeid ja kaitsekindaid. Veel tuli vaadata, et töötajatel on olemas kõik vajalikud töövahendid nagu arvutid ja lisamonitorid. Lisaks lubasime võtta koju kaasa mugavad kontoritoolid.
Kogu protsessi oluline aspekt on pidev kommunikatsioon. Me jagasime aktiivselt relevantset infot toimuva kohta. Selgitasime, mis abinõud me kasutusele võtame ja mida teeme järgmisena. Lisaks jagasime praktilisi nippe, kuidas luua endale kodus mugav töökeskkond ja toonitasime puhkuse vajalikkust.
Kord nädalas kutsume kõiki töötajaid virtuaalsele koosolekule, kus jagame värskeimat teavet. Meeskondadel on ka eraldi kohtumised, mille käigus nad mitte ainult ei aruta kõige olulisemaid ülesandeid, vaid saavad juua ka "virtuaalset kohvi". Hoiame endiselt sisekommunikatsiooni, mis on väga oluline, eriti nendes erakorralistes olukordades.
- Kas olete valmis järgmiseks väljakutseks - kontorisse naasmiseks?
- Turvalisus peaks olema iga ettevõtte prioriteet. Väärtustame teiste riikide kogemusi ja arvestame nii Nestlé kui ka riigi soovitustega. Tänaseks päevaks oleme täielikult valmis ning teavitanud töötajaid eeskirjadest ja juhistest, kuidas korraldada ohutu naasmine töökohale.
- Ehk saate jagada oma ettevõtte praktikat? Kuidas naasete? Milliseid juhiseid kohaldatakse?
- Meie plaan on läheneda samm-sammult, rühmade kaupa ning erinevaid etappe järgides. Esimeses etapis viibib kontoris üheaegselt 15% töötajatest, teises 30% ning kolmandas 50%. Alles sügisel võib oodata, et kontoris on korraga kohal rohkem kui 50% töötajatest. Jagame töötajad rühmadesse, mis töötavad kahel päeval nädalas, erinevatel päevadel ja ühel päeval nädalas on kontor tühi - kõik töötavad kodust.
Arvestame töötajate soovidega - kui töötaja soovib jääda kodust tööle, antakse talle selline võimalus, kuid on ka neid, kes on juba teatanud, et sooviksid töötada kontoris. Samuti oleme tuvastanud ohus olevad inimesed - palume neil jääda kodust tööle.
Oluline on olukorda jälgida ja õigeaegselt reageerida - vajadusel kohandame oma plaane, seades prioriteediks töötajate ohutuse ja tervise.
- Kuidas kaitsete töötajaid haigestumise eest?
- Pakume kõiki vajalikke kaitsevahendeid - maske, mille kandmine on üldkasutatavates ruumides kohustuslik, kindaid, desinfitseerimisvedelikke, hügieenisidemeid, kehatemperatuuri mõõtmist, ruumide desinfitseerimist, planeerime virtuaalseid koosolekuid. Kui virtuaalne koosolek pole võimalik, võib seda korraldada ka reaalelus vaatleja nõusolekul kuni kümne inimesega, kõik osalejad peavad seljuhul maske kandma. Muidugi palume järgida ohutu kauguse nõudeid. Et muuta seda töötajatele jaoks lihtsamaks, tõstame vastavalt ka mööblit ümber.
Teeme tihedat koostööd ka kontorite rendileandjatega, kuna meie jaoks on oluline, milliseid turvameetmeid nad kasutusele võtavad, kuidas korraldatakse üldruumide puhastamine, desinfitseerimine ja ventilatsioon. Samuti uurime täiendavaid nõudeid liftide kasutamise osas.
- Kas räägite töötajatega uutest töökordadest, nõuetest, töökohale naasmise reeglitest? Kas küsite nende arvamust - millised on nende vajadused?
- Jah, tagasiside on meile oluline. Kontorisse naasmise reeglite loomisel korraldasime hääletuse, millisel nädalapäeval on töötajatel kõige mugavam kodus töötada. Käitume vastavalt uuringu tulemustele. Tegime ka veebipõhise esitluse, kus töötajad said kommenteerida ning esitada küsimusi kontorisse naasmise korra kohta.
Selgitamaks välja, kuidas töötajad tunnevad ennast kodukontoris, milline on nende tuju, kas nad saavad ettevõttest piisavalt teavet, tunnevad juhendajate tuge, viisime läbi täiendava pulsiuuringu. Meil on hea meel, et tulemused olid väga head, näiteks arvab 96 % töötajatest, et ettevõte teeb head tööd, hoolitsedes kriisi ajal ettevõtte järjepidevuse eest.
- Kas kõikides Balti riikides kehtivad samad töökohale naasmise reeglid?
- Püüdleme töökohtadele naasmisel selguse ja harmoonilisuse poole, seega arvestame Nestlé soovitustega, samuti räägime kõik läbi ka Eesti ja Läti kollektiividega.